Het traject van de voorbereiding tot het daadwerkelijk behalen (en behouden) van het Keurmerk Kinderboerderijen bestaat uit de volgende vier stappen:
1. Voorbereiding door de kinderboerderij
2. Pre-audit
3. Toetsing
4. Registratie
Procedure hertoetsing (na drie jaar)
Stap 1: Voorbereiding door de kinderboerderij
Om het Keurmerk te behalen, zal uw kinderboerderij getoetst worden door een onafhankelijke toetser van de Gezondheidsdienst voor Dieren (GD). De toetser dient alle vragen uit de checklist met ‘ja’ of met ‘nvt’ te kunnen beantwoorden om het keurmerk te kunnen toekennen. U moet ervoor zorgen dat alle zaken op de kinderboerderij vooraf in orde zijn.
Dit doet u door allereerst te bepalen welke criteria voor uw kinderboerderij van toepassing zijn. Als u bijvoorbeeld geen horeca of verkoop van producten heeft, dan zijn een aantal criteria uit hoofdstuk ‘Horeca en verkoop’ niet voor u van toepassing. Of als uw kinderboerderij alleen werkt met vrijwilligers, dan zijn sommige criteria uit het hoofdstuk ‘Personeel en Arbo’ niet of aangepast van toepassing.
Met behulp van het bestand 'nulmeting keurmerk' kunt u vaststellen welke criteria voor uw kinderboerderij relevant zijn. Vervolgens kunt u met behulp van de toelichting in het handboek en de bijlagen en formulieren aan de slag. Heeft u alle zaken op orde? Aan de hand van de checklist 'Ben ik klaar voor het keurmerk' kunt u afvinken of u alle benodigde papieren heeft en of u voldoet aan de feitelijke toetsing.
Heeft u tijdens de voorbereiding nog vragen? Dan kunt u altijd contact opnemen met de SKBN.
Indien de kinderboerderij onderdeel is van een grotere organisatie, bijvoorbeeld van een (zorg)instelling of gemeente, dan kunnen bepaalde onderdelen uit het keurmerk organisatiebreed geregeld zijn. In dit geval kunt u volstaan met een ondertekende verklaring van de werkgever/verantwoordelijke. Hiermee wordt verklaard dat dit criterium voldoet aan de vereisten van het keurmerk. Indien dit van toepassing is voor een bepaald criterium, wordt dit erbij vermeld.
Stap 2: Pre-audit
Een pre-audit is een toets die plaatsvindt voorafgaande aan de echte toetsing. Tijdens de pre-audit wordt gekeken of de kinderboerderij klaar is voor de toetsing voor het Keurmerk Kinderboerderijen. De pre-audit wordt uitgevoerd door een medewerker van de SKBN aan de hand van de checklist Keurmerk Kinderboerderijen. Hierbij wordt zowel aandacht besteed aan de feitelijke toetsing (het terrein) als aan het gevraagde papierwerk.
Bent u klaar voor de pre-audit? Dan:
- Meld u via de website van de SKBN aan voor de pre-audit. Deze stap is een verplicht onderdeel van de toetsingsprocedure (zie aanmeldformulier).
- Na aanmelding voor de toetsingsprocedure, maakt de SKBN met u een afspraak voor een pre-audit. Deze pre-audit duurt doorgaans twee tot vier uur.
- Na het afleggen van de pre-audit ontvangt u een verslag. Als er uit de pre-audit naar voren komt dat criteria nog niet in orde zijn, dan ontvangt de kinderboerderij hierover een advies. Eventuele aandachtspunten die tijdens de pre-audit naar voren zijn gekomen, dienen voor de toetsing opgelost te zijn.
- Binnen 3 tot uiterlijk 6 maanden na de pre-audit moet de kinderboerderij zich aanmelden voor de toetsing.
Stap 3: De toetsing
Na uitvoeren van de pre-audit en het eventueel in orde brengen van de aangegeven verbeterpunten, dient de kinderboerderij schriftelijk aan te geven klaar te zijn voor de toetsing. Dit kan met het aanmeldformulier voor de toetsingsprocedure op de website. Na aanmelding door de kinderboerderij geeft de SKBN de gegevens door aan de GD. Vervolgens maakt de GD binnen 4-6 weken een afspraak met de contactpersoon van de kinderboerderij voor de toetsing.
Bij de toetsing zal de GD aan de hand van de checklist de toetsing uitvoeren op uw kinderboerderij. Hierbij wordt begonnen met het ‘papierwerk’ waarna de feitelijke toetsing (terrein, dieren, verblijven etc.) volgt. Zorg er dus voor dat u alle benodigde papieren en eventueel de 'verklaring werkgever' bij de hand heeft. De toetsing zal ongeveer twee tot vier uur kosten.
Na de toetsing
De resultaten van de toetsing worden binnen twee weken door de GD teruggekoppeld aan de SKBN door middel van een afgetekende kopie van de checklist. Als de kinderboerderij voldoet aan alle criteria dan tekent de SKBN mede namens de VMK voor goedkeuring en registreert de kinderboerderij. Als onverhoopt blijkt dat bepaalde zaken niet op orde te zijn tijdens de toetsing, dan krijgt de kinderboerderij (doorgaans) de gelegenheid om dit in orde maken en terug te koppelen aan de SKBN. Na toetsing moet kinderboerderij binnen 3 maanden alles op orde hebben, anders wordt de kinderboerderij afgekeurd.
Stap 4: Registratie
De kinderboerderij wordt ingeschreven in het register van keurmerkhouders.
- De kinderboerderij ontvangt (per post) van de SKBN het gevelbord en het ondertekende certificaat.
- De kinderboerderij ontvangt digitaal communicatiemiddelen (het logo, een persbericht en achtergrondinformatie over het keurmerk)
- De SKBN vermeldt op de website dat de kinderboerderij het Keurmerk heeft behaald.
Het is mogelijk door de SKBN de uitreiking te laten uitvoeren. Hier worden wel kosten voor in rekening gebracht.
Na de toetsing
Wijzigingen in bedrijfsvoering van de kinderboerderij
Na behalen van het keurmerk moet een kinderboerderij grote wijzigingen in de bedrijfsvoering doorgeven aan de SKBN, indien deze van invloed kunnen zijn op de geldigheid van het keurmerk.
Bijhouden wijzigingen in het Keurmerk
Na het behalen van het Keurmerk kunnen er wijzigingen optreden, bijvoorbeeld door aanpassing van de wet- en regelgeving. De kinderboerderij dient deze wijzigingen zelf door te voeren.
De SKBN zal wijzigingen communiceren aan de kinderboerderijen en dit aanpassen in de keurmerkcriteria. Wijzigingen worden gecommuniceerd via de digitale nieuwsbrief, de website van de SKBN en in het Vakblad Kinderboerderijen.
Tussentijdse toets
De kinderboerderij moet ervoor zorgen dat ze, ook na het behalen van de toetsing, blijft voldoen aan de gestelde eisen. De SKBN kan na het behalen van het keurmerk tussentijds een bezoek brengen aan de kinderboerderij. Dit kan (onaangekondigd) op eigen initiatief of naar aanleiding van aanwijzingen dat er iets niet in orde is. De kinderboerderij zal binnen een vastgestelde termijn de mogelijkheid krijgen om zaken op orde te brengen. Mocht dit niet lukken, dan kan dit consequenties hebben voor het behoud van het keurmerk.
Geldigheid Keurmerk Kinderboerderijen
Het Keurmerk is drie jaar geldig. Na drie jaar zal er een hertoets plaatsvinden door een onafhankelijke instantie. Dit is te vergelijken met de toetsing. De kinderboerderij ontvangt hierover tijdig bericht van de SKBN.
Procedure hertoetsing
Een kinderboerderij die het Keurmerk Kinderboerderijen of het predicaat ‘Erkende Kinderboerderij’ heeft behaald, moet zich na drie jaar laten hertoetsen om het Keurmerk geldig te houden. De hertoetsing gebeurt aan de hand van de criteria van de huidige versie van het Keurmerk Kinderboerderijen. De meest actuele versie is te vinden op de website van de SKBN.